Datenschutzinformation (Anmeldung und Platzvergabe)

Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person bzw. Ihr Kind wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie Ihr Kind für einen Kitaplatz anmelden. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten ist verantwortlich:

educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH
Alter Markt 36-42
50667 Köln
Fon: 0221 466 194 00
Fax: 0221 466 194 99
E-Mail: info@educcare.de
Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

educcare Kita gGmbH
Alter Markt 36-42
50667 Köln
Fon: 0221 466 194 00
Fax: 0221 466 194 99
E-Mail: info@educcare.de
Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

Wir sind ein deutscher, bundesweit anerkannter freier Träger von Bildungskindertagesstätten und unterstützen Kommunen und Unternehmen bei der Planung, beim Aufbau und beim Betrieb von Kindertagesstätten. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Ausübung der hier angegebenen Zwecke.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten für die obengenannten Unternehmen:
Der Datenschutzbeauftragte
Alter Markt 36-42
50667 Köln
dsb@educcare.de

Verarbeitete Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten, um über die Vergabe des Betreuungsplatzes zu entscheiden. Die finale Entscheidung wird durch die Kriterien der Platzvergabe bestimmt, die der Auftraggeber festlegt (für Betriebskitaplätze) oder die von der Kommune bestimmt werden (für kommunale Plätze).
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), so-wie auf Grundlage verschiedener den Kitabetrieb bzw. die frühkindliche Bildung regelnde Gesetze (insbesondere SGB VIII, landesspezifische Gesetze zum Betrieb von Kindertagesstätten und den kommunalen Satzungen über die Benutzung der Kindertageseinrichtungen) (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO).

Dabei werden die folgenden Daten verarbeitet:

 

Daten Vertragsanbahnung
Angaben zum Erziehungsberechtigten (bspw. Nachname, Vorname, Familienstand, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten, Arbeitgeber, Beschäftigungsverhältnis Vollzeit/Teilzeit, Elternzeit) x
Angaben zum Kind (z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Konfession, Staatsangehörigkeit, Geschwisterkinder) x
Gewünschter Eintritt x
Gewünschter Betreuungsumfang x
Verpflegungsleistung x
Betreuungsart (Krippe, Kita) x
Gegenwärtige Betreuung des Kindes x
Kontaktdaten Erziehungsberechtigte und Kind (Adresse, Straße, Stadt, PLZ, Telefon, E-Mail)  

x

Beruf des Erziehungsberechtigten x
Angabe Krankheiten/Ständige Beeinträchtigungen des Kindes x
Entgelt Betreuungskategorie x
Einkommen des Erziehungsberechtigten x
Arbeitgeber und Position des Erziehungsberechtigten x
Personalnr. des Erziehungsberechtigten x
Daten Diensterbringung    Datensicherheit   
IP-Nummer x x
Name der abgerufenen Datei x x
Übertragene Datenmenge x
Aufgerufene Webseite x x
Referrer-URL (die zuvor besuchten Webseite) x x
Suchbegriffe, die Internetnutzer auf unsere Webseite geführt haben    x
User Agent, den Ihr Browser sendet (nur für Mobilversion oder
automatische Sprachsteuerung)
x x
Session Cookie x x
Datum und Uhrzeit des Abrufs x x
Browsertyp
Browserversion
Browserauflösung (innere Fenstergröße)
Browsersprache
Bildschirmformat
Bildschirmauflösung inkl. Farbtiefe
x
Cookie an/aus x
Java-Script an/aus x

Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:

  • Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
  • Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
  • Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
  • Wir führen interne und externe Audits zum Erwerb und zur Aufrechterhaltung von Zertifizierungen sowie zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Qualitätsstandards durch. Weiterhin führen unsere Kunden oder Mittelgeber eigene Audits durch. Auch dabei können Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
  • Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
  • Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
  • Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
  • Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
  • Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer Prozesse.
  • Wir verarbeiten ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
  • Zum Zweck des Förderungsmanagements verarbeiten wir Daten zur Beantragung und Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis, zur Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, für die Erfüllung gesetzlicher Statistikanforderungen sowie zur betriebswirtschaftlichen Steuerung. Dazu müssen wir gegenüber unseren Fördermittelgebern den quantitativen und qualitativen Einsatz von Mitteln und Personal nachweisen.
  • Wir verwenden Ihren Namen und Ihre Anschrift zum Versand von Einladungen zu Veranstaltungen, Informationen und Materialien zu unseren Kampagnen sowie zur Veranstaltungsorganisation, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, diese Inhalte zu kommunizieren.

Löschfristen (bzw. Speicherdauer)

Sofern ein Betreuungsvertrag zustande kommt, informieren wir Sie gesondert über die dann geltenden Löschfristen. Kommt nach Ihrer Anmeldung kein Betreuungsvertrag zustande, löschen wir Ihre Daten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Wenn Sie sich auf die Warteliste eintragen lassen, werden die Daten bei Verlassen der Warteliste, spätestens jedoch mit Einsetzen der Schulpflicht des Kindes gelöscht.

Herkunft der Daten

Neben den Daten, die Sie selbst (oder ein Bevollmächtigter) uns mitgeteilt haben, erhalten wir von Kommunen und bei Betriebskindertagestätten auch von dem beauftragenden Unternehmen personenbezogene Daten.

Welche Stellen erhalten Ihre Daten?

Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

  • Arbeitgeber der Erziehungsberechtigten
  • Auditoren
  • Auftraggeber und Kommunen
  • Behörden für Betriebserlaubnis
  • Datenschutzbeauftragter
  • Dienstleister für Akten- und Datenträgervernichtung
  • Dienstleister für Druck, Lettershops
  • Dienstleister für Post und Logistik
  • E-Mail-Provider des Empfängers (bei elektronischer Kommunikation)
  • Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, (Rechts-)Anwälte, Staatsanwaltschaft, gegnerische Anwälte, Landes- oder Bundeskriminalamt (im Rahmen gerichtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
  • Finanzbehörden
  • (Förder-)Mittelgeber
  • IT-Dienstleister
  • Öffentlich bestellte oder mit gesetzlichem Auftrag handelnde Prüfer über die Auftraggeber (Kommunen und Unternehmen) und sonstige Zuschussgeber
  • Öffentliche Zuschussgeber
  • Steuerberater
  • Telekommunikationsdienstleister
  • Verbundene Unternehmen
  • Wirtschaftsprüfer

Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU

Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Unser Dienstleister ist für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

Ihre Rechte

Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:

  • Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
  • Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
  • Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
  • Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
  • Widerspruch gegen die Direktwerbung – Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen gegen eine Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

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