Datenschutzerklärung Veranstaltungen

Datenschutzinformation nach DS-GVO

Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.

Wer wir sind

Für die Verarbeitung Ihrer Daten Verantwortliche:

educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB 48030, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

educcare Lösungen für Familie und Beruf GmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB 47928, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

educcare Kita GmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB 95412, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten für die oben genannten Unternehmen:
Der Datenschutzbeauftragte
Alter Markt 36-42
50667 Köln
dsb@educcare.de

Begriffserklärungen

Personenbezogene Daten

Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:

„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“

Verarbeitung

Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.

Welche Daten werden verarbeitet?

In diesem Abschnitt erklären wir, welche Daten im Rahmen von Veranstaltungen erhoben und verarbeitet werden und zu welchen Zwecken sowie aufgrund welcher Rechtsgrundlagen wir diese Daten verarbeiten.

Wir erhalten Ihre Daten grundsätzlich direkt von Ihnen.

Anmeldung und Teilnahme

Wir verarbeiten die Daten, die Sie bei der Anmeldung angeben, um unsere Veranstaltung zu planen, Ihnen ggf. Eintrittskarten zuzusenden, die Veranstaltung durchzuführen (inkl. Einlasskontrolle) und wo möglich als Verwendungsnachweis für Fördermittel. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Film- und Fotoaufnahmen

Im Rahmen unserer Marketingaktivitäten werden bei Veranstaltungen Film- und Fotoaufnahmen erstellt. Die Anfertigung und Verwendung von Film- und Fotoaufnahmen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer positiven Darstellung unseres Unternehmens und der Berichterstattung darüber, sowie der Illustration von Dokumenten wie Präsentationen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Dies gilt für jede Aufnahme von Versammlungen 1und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Besucher teilgenommen haben, von Personen der Öffentlichkeit bzw. der Zeitgeschichte sowie von Personen, die uns eindeutig anzeigen oder mitteilen, dass sie fotografiert oder gefilmt werden möchten.

Einzelaufnahmen verarbeiten wir, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit, a) DS-GVO), auf der wir Sie gesondert über Verarbeitungszwecke, Datenempfänger und mehr informieren.

Verarbeitete Daten

Daten 1. Anmeldung und Teilnahme 2. Film- und Fotoaufnahmen
Anrede x
Titel x
Vorname x
Name x
E-Mailadresse x
Telefon x
Angefertigte Film- und Fotoaufnahmen x
Essensausschluss (bei Veranstaltungen mit Verpflegung) x

 

Teilnahmegebühr x
Bankdaten, Sepa-Mandat x

Sonstige Verarbeitungszwecke

Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder Interessen Dritter im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:

1. Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhaltet keine Ihrer personenbezogenen Daten.

2. Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.

3. Es liegt in unserem Interesse, für den Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß dieser Verjährungsfristen auf.

4. Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.

5. Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Ferner setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Dokumente betrachtet werden, die Ihre Daten beinhalten. Da es in unserem Interesse liegt, steuerliche und gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, verarbeiten wir in solchen Fällen zweckgebunden Ihre Daten.

6. Um unseren handels- und steuerrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehördenzu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.

7. Es liegt in unserem Interesse, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen. Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, werden die für die Rechtsverfolgung notwendigen Daten verarbeitet.

8. Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.

9. Wir führen interne sowie externe Audits und Kontrollen (z.B. durch den Datenschutzbeauftragten) durch, bei denen es vorkommen kann, dass Dokumente oder Datensätze betrachtet werden, die Ihre Daten beinhalten. Audits und Kontrollen finden zur Erfüllung diverser Vorschriften und vertraglicher Verpflichtungen sowie Überprüfung der Effektivität unserer Prozesse statt.

10. Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Geschäftspartnern. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Geschäftspartnern.

11. Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.

 

Wann werden die verarbeiteten Daten gelöscht?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten 6 Monate nach Beendigung der Veranstaltung, nachdem gegenseitige Ansprüche erfüllt sind, keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, oder Rechtsgrundlagen zur Aufbewahrung sich aus unter anderem dem Handelsgesetzbuch und der Abgabeordnung ergeben. Abweichend davon werden Film- und Fotoaufnahmen 3 Jahre nach Aufnahme gelöscht, soweit nicht anderweitig mit Ihnen über eine Einwilligung vereinbart. Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.

 

Welche Stellen erhalten Ihre Daten?

Die folgende Liste gibt Ihnen einen Überblick darüber, in welchen Fällen Daten an andere Stellen weitergegeben werden. Einen Hinweis darauf, um welche Daten es sich konkret handelt, erhalten Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung. Um unsere Aufgaben erfüllen zu können, bedienen wir uns ausgewählter Erfüllungsgehilfen und Dienstleister (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO), die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

  • Auditoren
  • Banken, Zahlungsdienstleister
  • Beherbergungs- und Verpflegungsunternehmen
  • Datenschutzbeauftragter
  • Dienstleister für die Vernichtung von Akten und Datenträgern
  • Druckdienstleister
  • E-Mail-Provider des Empfängers
  • Eventagenturen
  • Externe Dozenten
  • Finanzbehörden
  • Fotografen
  • Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Anwälte, Behörden, Anspruchsgegner, Beraten (bei konkretem Strafverdacht oder rechtlichen Auseinandersetzungen)
  • Mittelgeber
  • Mitveranstalter
  • Steuerberater
  • Versanddienstleister
  • Wirtschaftsprüfer
  • IT-Dienstleister

 

Weitergabe Ihre Daten in ein Drittland außerhalb der EU

Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Unser Dienstleister ist für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

Ihre Rechte

Sie verfügen über das Recht auf:

  • Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
  • Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
  • Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
  • Widerspruch gegen die Direktwerbung: Sie haben das Recht jederzeit und ohne Angabe von Gründen gegen eine Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich ins-besondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ebenfalls das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

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