Datenschutzinformation für Lieferanten
Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden
können.
1. Wer wir sind
Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortliche Stelle:
educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB 48030, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht
educcare Lösungen für Familie und Beruf GmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB 47928, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht
educcare Kita GmbH, Alter Markt 36-42, 50667 Köln, Sitz der Firma: Köln, Amtsgericht: Köln HRB°95412, Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihre Rechte oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH oder
educcare Lösungen für Familie und Beruf GmbH oder
educcare Kita GmbH
Empfänger: der Datenschutzbeauftragte
Alter Markt 36-42
50667 Köln
E-Mail: dsb@educcare.de
2. An wen sich diese Information richtet
Diese Datenschutzinformation richtet sich an die Mitarbeiter unserer Lieferanten oder an den Lieferanten selber, falls es sich bei ihm um eine natürliche Person handelt.
3. Definition zentraler Begriffe
Personenbezogene Daten
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter
diesem Begriff?
Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare
natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche
Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie
einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder
Datenschutzinformation mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen,
physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser
natürlichen Person sind“
Verarbeitung
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede
solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das
Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das
Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine
andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen
oder die Vernichtung“.
4. Verarbeitete Daten
Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir zu welchem Zweck und aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten.
Begründung, Erfüllung und Beendigung des Vertragsverhältnisses
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Kontaktaufnahme bzw. Kommunikation zur Begründung, Durchführung und Beendigung unseres Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (inklusive Anfragen, Bestellerstellung, Auftragsvergaben, Rechnungskontrolle und -begleichung, Abschluss von Kaufverträgen sowie Miet- und Pachtverträgen, Reklamationen, Konditionsvereinbarungen, Lieferplanung, Wareneingangskontrollen, Erfassung von Arbeitszeiten und Arbeitsergebnissen oder auch Warenlieferungen, Anlage von Stammdaten).
Sollte Ihre Beauftragung durch Ihren Arbeitgeber/Auftraggeber stattgefunden haben, ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs.1 lit. f) DS-GVO, unserem berechtigten Interesse an der Durchführung des Vertrages mit Ihrem Arbeitgeber/Auftraggeber, bei einer direkten Beauftragung ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, der Vertragsanbahnung/- erfüllung.
Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Umsetzung der geforderten Prüfung gemäß einschlägiger EU-Sanktionsverordnungen, insbesondere 2580/2001, 881/2002 und 753/2011. Die Umsetzung dieser Prüfung erfolgt zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. eben diesen EU-Verordnungen). Wir setzen hierfür Dienstleister ein, von denen wir die Ergebnisse der erfolgten Prüfungen erhalten.
Besuchermanagement
Für das Besuchermanagement verarbeiten wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, dem berechtigten Interesse an der Sicherstellung und Wahrnehmung unseres Hausrechts, sowie einer Zutrittskontrolle, sobald Sie unser Gelände betreten.
Lieferantenbewertung
Für die Lieferantenbewertung verarbeiten wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO, dem berechtigten Interesse unseres Unternehmens an der stetigen Verbesserung der Lieferantenqualität.
Verarbeitete Daten
| Daten | I. Kontaktaufnahme | II. Interne Bearbeitung für Einkaufsprozesse |
III. Besucherman agement |
IV. Lieferanten bewertung |
| Anrede, Vorname, Nachname des Lieferanten |
x | x | x | x |
| Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land) |
x | x | x | x |
| Telefon, Telefax | x | x | x | x |
| E-Mail-Adresse | x | x | x | x |
| Fehler | x | x | ||
| Verzögerungen | x | x | ||
| Unternehmenszugehörigkeit | x | x | x | x |
| Dokumentation des Ladehilfsmitteltausch, Nachweis von ordnungsgemäßer Führung von Gefahrstoffen |
x | |||
| Lieferantennummer | x | x | x | |
| Rechnungsnummer und Angaben auf der Rechnung |
x | x | x | |
| Lieferscheinnummer und Angaben auf dem Lieferschein |
x | x | x | |
| Zeitpunkt und Dauer des Besuchs |
x | |||
| Grund des Besuchs | x | |||
| Konditionen, Vertragsinhalte |
x | x | ||
| Bestellung, Auftrag | x | x | ||
| Bankverbindung | x | |||
| Sortiment, Leistungsportfolio |
x |
Sonstige Verarbeitungszwecke
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
- Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
- Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
- Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Wir führen interne und externe Audits zum Erwerb und zur Aufrechterhaltung von Zertifizierungen sowie zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Qualitätsstandards durch. Weiterhin führen unsere Kunden oder Mittelgeber eigene Audits durch. Auch dabei können Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
- Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
- Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
- Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.
- Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
- Zum Zweck des Förderungsmanagements verarbeiten wir Daten zur Beantragung und Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis, zur Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, für die Erfüllung gesetzlicher Statistikanforderungen sowie zur betriebswirtschaftlichen Steuerung. Dazu müssen wir gegenüber unseren Fördermittelgebern den quantitativen und qualitativen Einsatz von Mitteln und Personal nachweisen.
Löschfristen (bzw. Speicherdauer)
Ist ein Vertrag zustande gekommen, werden die verwendeten 10 Jahre nach Beendigung dieses
Vertrags gelöscht. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete,
also bspw. am 31.12.2022, wenn der Vertrag am 27.07.2022 endete.
Wenn kein Vertrag zustande kam, löschen wir Ihren Daten nach 6 Monaten.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln
kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB
erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre
betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
5. Herkunft der Daten
Es findet keine Datenerhebung bei Dritten statt.
Information über automatisierte Einzelentscheidungen
Sofern wir Sie direkt beauftragt haben, erheben wir die Daten direkt bei Ihnen. Bei einer Beauftragung Ihres Arbeitgebers/Auftraggebers erhalten wir die Daten entweder direkt von Ihnen
oder von Ihrem Arbeitgeber/Auftraggeber.
Welche Stellen erhalten Ihre Daten?
Die folgende Liste stellt dar, welche Stellen in welchen Fällen Ihre Daten erhalten („Datenempfänger“). Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
- Auditoren
- Banken, Zahlungsdienstleister
- Datenschutzbeauftragter
- Dienstleister für die Vernichtung von DatenträgernDienstleister für Druck, Lettershops
- Dienstleister für Post und Logistik
- Dienstleister für Sanktionslistenchecks
- E-Mail-Provider des Empfängers
- Finanzbehörden
- Fördermittelgeber
- Gerichte, Rechtsanwälte, Vertragspartner, Berater, Geschäftspartner,
Strafverfolgungsbehörden, gegnerische Anwälte, Landes- oder Bundeskriminalamt (im
Rahmen rechtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht) - IT-Dienstleister
- Steuerberater
- Telekommunikationsdienstleister
- Wirtschaftsprüfer
Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Unser Dienstleister ist für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EUStandardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
6. Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
- Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
- Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
- Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
- Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO)
- Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
- Widerspruch gegen die Direktwerbung – Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen gegen eine Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).
