Datenschutzinformationen für Bewerber

Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.

Für die Verarbeitung verantwortliche Stelle:

educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH
Alter Markt 36-42
50667 Köln
Sitz der Firma: Köln
Amtsgericht: Köln HRB 48030
Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

educcare Lösungen für Familie und Beruf GmbH
Alter Markt 36-42
50667 Köln
Sitz der Firma: Köln
Amtsgericht: Köln HRB 47928
Geschäftsführer: Axel Thelen, Marcus Bracht

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihrer Rechte oder andere Anliegen im Bereich des Datenschutzes helfen Ihnen unsere Datenschutzbeauftragten gerne weiter.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: 

educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH
Empfänger: der Datenschutzbeauftragte
Alter Markt 36-42
50667 Köln
E-Mail: dsb(at)educcare.de

 

1. Teil: Ihre Bewerbung

Im folgenden Kapitel möchten wir Sie über die im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten, den Zweck, die Rechtsgrundlage und die Löschfristen informieren.

Dabei sind personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 EG 26 DS-GVO solche Daten, die alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Oder kurz gesagt: personenbezogene Daten sind alle Daten, die Sie identifizieren, oder identifizierbar machen und daher auch Rückschlüsse über Ihre sachliche oder persönliche Information zulassen.

Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.

 

1. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

I. Begründung des Beschäftigungsverhältnisses

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind regelmäßig Daten, die wir pflichtgemäß erheben (Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen) und solchen Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (freiwillig zur Verfügung gestellte Daten). Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten sind alle Angaben, die Sie uns ohne unsere Aufforderung mitteilen.

Im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (z.B. §§ 99 BetrVG, 81 Abs. 1 Satz 4 SGB IX) beteiligen wir Betriebsräte und Schwerbehindertenvertretungen an der Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

a. Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen
  • Anrede
  • Vor- und Nachname
  • Kontaktdaten (z.B. Straße, PLZ, Ort, Telefon- oder Handynummer, Email-Adresse)
  • Angaben zu der absolvierten Ausbildung
  • Fachliche und persönliche Qualifikationen inkl. Berufserfahrung und Ausbildung
  • Entwicklungswunsch
  • Kompetenzen
  • Vorherige Arbeitgeber inkl. Beschäftigungszeitraum und Position
  • Korrespondenzsprache
  • Gewünschter Eintrittsdatum
  • Gewünschte Einstellungsart: Teilzeit, oder Vollzeit

 

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

 

b. Daten, die wir bei Dritten über Sie erheben

Sofern Sie in Ihrer Bewerbung Links zu Profilen in sozialen Netzwerken angeben, ist es möglich, dass wir diese im Rahmen des Auswahlverfahrens betrachten; dabei verwenden wir die folgenden Daten:

  • Teile des Profils
  • Frühere Arbeitgeber / Lebenslauf

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

 

c. Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten

Welche Daten Sie uns im Anschreiben, im Lebenslauf oder anderen Dokumenten freiwillig zur Verfügung stellen, entscheiden Sie. Häufig werden folgende Angaben gemacht:

  • Familienstand 
  • Vorhandener Titel (Dr.)
  • Geschlecht
  • Anzahl der Kinder 
  • Ihr Foto 
  • Empfehlung (Name und Kontaktdaten des Empfehlenden)
  • Geburtsdatum
  • Religionszugehörigkeit
  • Staatsangehörigkeit  
  • EU-Arbeitserlaubnis

 

Zweck und Rechtsgrundlage

Da wir Ihre uns zugesandten Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht verändern dürfen, verarbeiten wir die uns übersandten Unterlagen unverändert (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO).

 

II. Daten, die wir für die Reisekostenabrechnung verarbeiten

Wenn wir Ihre Reisekosten erstatten, verarbeiten wir die folgenden Daten:

  • Kontonummer
  • Kilometerstand des PKWs und entstandene Fahrtkosten 
  • Belege (Taxi, Tankquittung, Bahnfahrkarte o.Ä.) 

 

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Abrechnung der Reisekosten, die bei Ihnen durch die An- und Abreise zum Vorstellungsgespräch entstanden sind. Dies erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DS-GVO.

 

III. Daten zum Zweck des Controllings

Für unser Controlling verarbeiten wir folgende Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen können:

  • Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? / Wo haben Sie unsere Stellenausschreibung gesehen?

 

Zweck und Rechtsgrundlage

Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses, die Reichweite unserer Stellenausschreibungen zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

 

IV. Einholung von Referenzen

Wenn Sie uns Ihre früheren Arbeitgeber mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

 

V. Kandidatenpool

Es kann vorkommen, dass wir Ihnen trotz Ihres interessanten Profils keine passende Stelle anbieten können. Um im Falle einer zukünftig passenden Stelle wieder auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Bewerbung inkl. aller von Ihnen angegebenen Daten und vorgelegten Dokumente für einen Zeitraum von zwei Jahren in unserem Kandidatenpool, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

 

VI. Sonstige Daten

Ferner wird die zwischen Ihnen und dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, erfolgte elektronische und schriftliche Kommunikation  gespeichert. Weiterhin speichern wir auch Kommentare, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu Ihnen verfasst werden. Auch benutzen wir einen Interviewleitfaden und halten Ihre Antworten in der Personalakte im Falle einer späteren Einstellung fest.

Zweck und Rechtsgrundlage
  • Wir verarbeiten diese Angaben zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.
  • Darüber hinaus werten wir aus, was wir im Verlauf des Bewerbungsgesprächs verbessern können. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses zur Optimierung unserer Abläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO).

 

VII. Personalvermittler

Für die Akquise von Fach- und Führungspersonal werden von uns unter Umständen Personalvermittler beauftragt. Es ist dabei vom Einzelfall abhängig, welche der oben genannten Daten wir direkt bei Ihnen erheben oder durch den Personalvermittler erhoben und an uns weitergegeben werden.

 

VIII. Weitergabe an verbundene Unternehmen

Die Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an mit uns verbundene Unternehmen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einem verbundenen Unternehmen.

 

2. Löschfristen (bzw. Speicherdauer)

Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen, informieren wir Sie im Rahmen unserer Mitarbeiterinformation über die Löschfristen.

Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung, werden Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten gespeichert. 

Wenn Sie der Aufnahme in den Kandidatenpool unseres Unternehmens zugestimmt haben, um die von Ihnen übermittelten Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden Ihre Daten regelmäßig für 24 Monate im Kandidatenpool gespeichert und danach gelöscht.

Im Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen benötigt werden, werden Ihre Daten frühestens nach Abschluss des Vorganges gelöscht.

 

2. Teil: Sprachtests zur Eignung als englischsprachige Fachkraft

Den Englisch Sprachtest nutzen wir ausschließlich für Bewerber, die potentiell als englischsprachige Fachkraft in Frage kommen. Hierbei handelt es sich um ein Telefoninterview, welches von einer externen Dienstleistung durchgeführt wird. 

I. Daten

Um den Sprachtest durchzuführen werden folgende personenbezogene Daten an den Dienstleister weitergeleitet: 

  • Telefonnummer
  • E-Mail Adresse

 

Folgende personenbezogene Daten werden bei dem Test erfasst:

  • Englischkenntnisse allgemein
  • Englische Aussprache/Akzent
  • Englische Grammatik
  • Englisches Vokabular
  • Englischer Akzent 
  • Benutzen der Terminologie bezogen auf die Tätigkeit (Kommunikation mit Kindern und Gästen in der Kindertagesstätte)

 

II. Zweck 

Wir setzen den Sprachtest ein, um die Eignung eines Bewerbers als englischsprachige Fachkraft zu bestimmen.

 

III. Rechtsgrundlage

Für die Entscheidungsfindung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und der Einstufung als englischsprachige Fachkraft werden die Ergebnisse des Sprachtests benötigt (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).

 

IV. Löschfristen

Die Notizen zu dem Telefoninterview werden sechs Monate nach Absage bzw. Einstellung vernichtet.

 

V. Herkunft der Daten

Im Wesentlichen verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Angaben aus der Bewerbung und, sofern Sie daran teilgenommen haben, die Notizen aus dem Telefoninterview/Sprachtest. 

 

3. Teil: Welche Organisationen erhalten Ihre Daten?

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, in welchen Fällen Daten an Datenempfänger weitergegeben werden. Einen Hinweis darauf, um welche Daten es sich konkret handelt, erhalten Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung.

Um den Bewerbungsprozess durchführen zu können, bedienen wir uns ausgewählter Erfüllungsgehilfen und Dienstleister (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DS-GVO), die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf Weisung von educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten. Darüber hinaus gibt es Stellen, die einige Ihrer Daten von uns erhalten, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

 

DatenempfängerBewerbung
Englisch_Sprachtest
Erläuterung
Dienstleister
für Englisch
Sprachtests
xUm die Englischkenntnisse potentieller englischsprachiger Erzieher zu überprüfen, setzen wir Dienstleister ein.
Agentur für ArbeitxNach § 164 Abs. 1 Satz 4 SGB IX hat der Arbeitgeber vorliegende Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen unmittelbar nach deren Eingang der Schwerbehindertenvertretung sowie der Bundesagentur der Arbeit vorzulegen.
Bildungs-
einrichtungen
xSofern Sie eine betriebsgebundene Ausbildung absolvieren und dies in Ihrem Ausbildungsvertrag so vereinbart ist, leiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Durchführung Ihres Ausbildungsverhältnisses an Bildungseinrichtungen weiter.
Träger für FSJ (freiwilliges soziales Jahr)xxSofern Sie ein FSJ bei educcare absolvieren, werden Sie bei einem Träger für freiwillige soziale Jahre angestellt. Zum Zwecke der Erstellung eines Arbeitsvertrages seitens des Trägers, leiten wir Ihre Daten an den Träger weiter.
lT-DienstleisterxIm Rahmen des Betriebs unserer IT-Infrastruktur und unserer Webseite können die entsprechenden Dienstleister (Auftragsverarbeiter) Zugriff auf Ihre Daten erlangen. Wir verpflichten unsere Dienstleister, die Verarbeitung Ihrer Daten immer auf das für die Durchführung des Zwecks notwendige Maß zu beschränken.
Personal-vermittlerxSetzen wir Personalvermittler zur Akquise von Personal ein, so erhalten diese lediglich die Information, ob es zu einer Einstellung kommt.
Verbundene UnternehmenxxDie Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an mit uns verbundene Unternehmen erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einem verbundenen Unternehmen.
Potentielle Vorgesetzte aus verbundenen UnternehmenxxAufgrund der Vorgesetztenstruktur, ist es möglich, dass der potentielle Vorgesetzte in dem verbundenen Unternehmen angestellt ist. Da der/die Vorgesetzte an der Einstellungsentscheidung beteiligt ist, hat er/sie Einsicht in die Daten.

 

 

4. Teil: Ihre Rechte 

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) sowie auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung und Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DS-GVO).

 

Ferner steht Ihnen das Recht  zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

 

Widerruf der Einwilligung

Sofern die Erhebung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.

Zur Ausübung Ihrer oben geschilderten Rechte, können Sie sich beispielsweise wenden an:

educcare Bildungskindertagesstätten gGmbH
Bewerbermanagement
Alter Markt 36-42
50667 Köln
Fon: 0221 - 466 194 47
E-Mail: bewerbung(at)educcare.de

 

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DS-GVO).